Zarządzanie systemem informacyjnym

ZARZĄDZANIE SYSTEMEM INFORMACYJNYM. Informacja – to wiedza potrzebna do określenia i realizacji zadań służących do osiągnięcia celów organizacji, a ściślej właściwość wiadomości lub sygnału polegająca na zmniejszeniu nieokreśloności lub niepewności co do stanu albo dalszego rozwoju sytuacji, której ta wiadomość dotyczy. Informacja to także integralna część pracy każdego kierownika stanowiąca interpretację zbiorów liczb i faktów odzwierciedlających pojedyncze aspekty rzeczywistości (danych) zaprezentowanych w sposób mający znaczenie w działaniu. Cechy użyteczności informacji: • Dokładność – wiarygodne i prawdziwe odzwierciedlenie rzeczywistości, • Aktualność – dostępność w czasie umożliwiającym działanie, • Kompletność – zawiera wszelkie potrzebne fakty i sygnały, • Odpowiedzialność – przydatność w szczególnych warunkach, w odniesieniu do szczególnych potrzeb, System informacyjny - to zbieranie opracowywanie i przechowywanie informacji oraz sposoby ich przepływu i ochrony oparty o nowoczesne techniki informatyczne. System informacyjny powinien zawierać: 1. Informacje wejściowe potrzebne do sprawnego zarządzania organizacją tj. wydawania decyzji, zarządzeń, wskazówek, wytycznych przez naczelne kierownictwo. 2. Informacje dotyczące dostawców i odbiorców, informacje naukowe, technologiczne, ekonomiczne i socjalne a także pochodzące od organizacji społecznych. 3. Informacje wyjściowe dla organów nadrzędnych i instytucji współpracujących z organizacją (analizy, sprawozdania, wykazy). 4. Informacje umożliwiające pogłębienie integracji i kooperacji z innymi organizacjami (współpraca w zakresie zbytu, reklamy). 5. Wyszukiwanie i kojarzenie informacji z różnych źródeł (baz danych zewnętrznych i wewnętrznych). 6. Opracowanie i stosowanie modeli symulacyjnych i prognostycznych (scenariuszy rozwoju). 7. Przedstawienie danych i wyników w różnych układach sprawozdawczych lub graficznych. 8. Możliwość tzw. dynamicznej kontroli czyli ponownego sprawdzania informacji tj. bezpośredniego dotarcia do informacji nawet na najniższym stopniu zarządzania. 9. Dostosowany do potrzeb i obejmujący wszystkie dziedziny działalności przedsiębiorstwa. 10. Zapewnia, dostarcza informacje kompleksowe, aktualne, odpowiednio przetworzone tym, którzy ich rzeczywiście potrzebują, przy możliwie niskich kosztach. 11. Zapewniać szybką wymianę informacji i najkrótszą drogę pomiędzy jednostkami organizacyjnymi oraz przełożonymi a pracownikami. 12. Być zabezpieczonym przed wypływem informacji oraz niepożądanym wypływem informacji nieformalnych. Tworzenie i wprowadzanie systemu informacyjnego: 1. Określenie potrzeb informacyjnych i ustalenie celów systemu. 2. Określenie potrzeb sprzętowych i jego pozyskiwanie, określenie potrzeb w zakresie oprogramowania i nabycia systemów operacyjnych oraz opracowanie bazy danych. 3. Zintegrowanie bazy danych, sprzętów i systemów operacyjnych, zainstalowanie zabezpieczeń. 4. Opracowanie dokumentacji i wyszkolenie użytkowników. 5. Sprawdzenie systemu i wprowadzenie modyfikacji. 6. Obserwowanie skuteczności systemu i wprowadzenie niezbędnych modyfikacji. Ograniczenia systemów informacyjnych. 1. Wysoki koszt oraz trudności w budowie i zainstalowaniu. 2. Nie nadają się do wykonywania wszelkich zadań i rozwiązywania wszystkich problemów. 3. Zbyt wysokie zaufanie kierowników do wykorzystywanych systemów. 4. Często nie są zachowane pożądane cechy informacji. 5. Nierealistyczne oczekiwania kierowników w stosunku do możliwości systemu. 6. Narażenie na wirusy, sabotaż, przestoje. Podstawowe rodzaje systemów informacyjnych. 1. System przetwarzania danych transakcyjnych(SPDT) – jego celem jest załatwienie rutynowych i powtarzalnych transakcji w przedsiębiorstwie. 2. System informacji kierownictwa (SIK) – gromadzi kompleksowe dane, organizuje i sumuje w formie przydatnej dla menadżerów i dostarcza im informacji niezbędnych w pracy.