Ocena ryzyka w firmie

Żeby dokonać oceny ryzyka firmy trzeba wykonać szereg elementów i czynności, po to aby uzyskać niezbędny zasób informacji do wypracowania decyzji związanych z zarządzaniem sytuacją kryzysową firmy. Trzeba wykonać 3 oceny : 1) oceny ogólnego otoczenia firmy 2) oceny zasobów wewnętrznych firmy 3) oceny bezpośredniej relacji z otoczeniem Na ich podstawie musimy przystąpić do przeciwdziałania zagrożeniom : - potencjalnym - materialnym - informacyjnym - rynkowym Wykorzystując jednocześnie potencjalne szanse istniejące w otoczeniu firmy. Aby tak się stało konieczne jest przeprowadzenie 2 analiz: - analizy SWOT - analizy 5 sił Michaela Portera Na tej podstawie należy opracować strategie wariantowe oparte na metodach scenariuszowych. Każda firma zarządzana w sposób przedsiębiorczy po dokonanej wcześniej ocenie otoczenia , przygotowuje od kilku do kilkunastu scenariuszy zarządzania sytuacją kryzysową i dopiero na podstawie tych możliwych scenariuszy, organizuje się w firmie komputerowy system wczesnego ostrzegania, który pozwoli wspomóc proces decyzyjny w zarządzaniu kryzysowym firmą. Wg FEMA ( Federal Emergency Managament Agency) Cykl sytuacji kryzysowej składa się z 2 bloków : - doświadczeń - planowania Cykl składa się z kilku faz powiązanych z ściśle określoną reakcją mającą na celu identyfikację problemu, neutralizację problemu i doprowadzeniem do sytuacji wyjściowej. 1) Etap – reakcja alarmowa , która powoduje powiadomienie wszystkich odpowiedzialnych służb za funkcjonowanie firmy, żeby ograniczyć skutki tego kryzysu. 2) Etap – pomoc doraźna z udziałem wszystkich służb i środków firmy, jak również instytucji ratowniczych i komunalnych powołanych do tego typu zadań . 3) Etap – odbudowa potencjalnych zmian i zniszczeń, które powstały w wyniku danego kryzysu To zamyka kolejny etap doświadczeń. Zareagowaliśmy w taki sposób i jesteśmy bogatsi o kolejne doświadczenie. W następnym etapie musimy doprowadzić do maksymalnej redukcji ponownego kryzysu, czyli scenariusza, który się odbył, po to, aby ponowny kryzys raczej się nie powtórzył. Możemy wprowadzić etapy zapobiegania ewentualnym skutkom takiego kryzysu w postaci przygotowania firmy do takiego funkcjonowania w warunkach kryzysu. Przygotowanie może mieć charakter strukturalny, finansowy, menedżerski i inny. Na takiej podstawie możamy przygotować dokument – plan kryzysowy firmy. Pozwoli on przygotować firmę do funkcjonowania w warunkach istniejących, czyli hipotetycznie groźnych. W każdej firmie powinien być menedżer ryzyka. Jego zadaniem jest przygotowanie firmy do funkcjonowania w warunkach ryzyka, niepewności i warunkach kryzysu. Powinien być wyposażony w komputer z odpowiednim oprogramowaniem do zarządzania w takiej sytuacji ( mapa 3D terenu z newralgicznymi miejscami, z zaznaczoną firmą i jej otoczeniem, powinny być uwzględnione także służby techniczne, medyczne, policja, straż pożarna, pogotowie chemiczne, a także dane zewnętrzne jak siła wiatru, opady, temperatura, ciśnienie itp.). powinien w nim mieć kilkanaście scenariuszy, które wykorzystuje w czasie rozpoczęcia procesu decyzyjnego zarządzania kryzysowego. W komputerze musi mieć dane wszystkich substancji chemicznych ( jeśli jest to np. fabryka chemiczna) ich właściwości, stężenia, szybkości rozprzestrzeniania się ich itp., a także informacje pomocnicze jak je utylizować, zobojętniać, udzielać pierwszej pomocy itd. , musi mieć stałe połączenie ze służbami ratowniczymi, policją itd. 1) musi on mieć stałą możliwość monitorowania całej sytuacji 2) bezpośrednią łączność z miejscem zdarzenia 3) otrzymuje nowe informacje na bieżąco 4) ma wszystkie dane do podjęcia natychmiastowej decyzji Program powinien być tak skonfigurowany, aby natychmiast po wskazaniu danego miejsca określił nam strefę zagrożenia, bezpieczeństwa oraz ewentualne straty w ludności oraz sprzęcie, a także wszystkie możliwe drogi ewakuacji , pokazać musi stężenie środka , siłę wiatru i jego rozprzestrzenianie się. Człowiek ten jest odpowiedzialny za podejmowane przez siebie decyzje i musi wiedzieć, że musi szybko podejmować decyzję i liczyć się z jej ewentualnymi szkodami, a nawet ze śmiercią wielu osób. Od tego jak szybko zareaguje może zależeć los wielu ludzi, często po kilku minutach jest już po wszystkim, musi on liczyć tylko na siebie i swoją wiedzę, musi być doskonale przeszkolony, lecz w polskich warunkach można powiedzieć, że nie ma jeszcze takiego systemu, a po drugie ewakuacja nie będzie realna. Podczas takiego kryzysu decydent powinien wybrać taki scenariusz i w ciągu kilku najpóźniej minut opracować sobie kilka wariantów postępowania do niego i wybrać najlepszy dotyczący powiadamiania, alarmowania, ewentualnej ewakuacji i zabezpieczenia terenu. Menedżer w zarządzaniu kryzysowym musi być wsparty zespołem zarządzania kryzysowego, ponieważ sam nie da rady naraz wszystkim wydawać poleceń. Zespół taki powinien być złożony ze specjalistów w danej firmie, szefów pionów technicznych i technologicznych, który go wspiera w wypracowaniu decyzji. Decyzję podejmuje menedżer ryzyka, albo szef firmy w zależności od konfiguracji regulaminu zarządzania kryzysowego firmy. Aby takie zarządzanie miało sens należy mierzyć swoje decyzje ze skutkami ( np. ktoś przez telefon informuje nas, że w szpitalu jest bomba, musimy podjąć decyzję o ewakuacji szpitala, od tego jaką podejmiemy decyzję później będziemy za to odpowiadać). Sytuacje kryzysowe charakteryzuje to, że oprócz zjawiska nad którym mamy zapanować, istnieje zespół tzw zjawisk wtórnych polegający na tym ,że jedno zjawisk powoduje kolejne np. podczas ewakuacji w w/w szpitalu dochodzi do paniki ludności i kilka osób wpada pod koła karetki – takie przypadki musimy mieć wkalkulowane w ocenę sytuacji, żeby nie dopuścić do przykładowej paniki, która zepsuła b całą akcję. W sytuacji kryzysowej musimy mieć świadomość wagi sytuacji i jej skutków. Należy wypracować taki model decyzyjny zarządzania sytuacją kryzysową, aby wszystko przebiegało gładko i sprawnie. Zarządzanie sytuacją kryzysową w firmie powinno być oparte nie tylko na tym, że jest ten menedżer ryzyka z odpowiednim sprzętem, ale taki system powinien istnieć we wszystkich gminach, powiatach i województwach w całym kraju wraz z odpowiednio przeszkoloną kadrą, co w naszych warunkach jest niemożliwe. 1) Bez zespołu zarządzania kryzysowego nie ma zarządzania kryzysowego ( 1 człowiek to za mało) 2) W każdej firmie należy promować i utrzymywać stałe dyżury operacyjne ( w firmach, które mogą spotkać się z potencjalnymi zagrożeniami) 3) Muszą być przygotowane w firmie określone dokumenty do zarządzania sytuacją kryzysową : - algorytm postępowania w sytuacji kryzysowej - plan kryzysowy - trzeba przygotować i uruchomić system alarmowania i powiadamiania - należy wydzielić pomieszczenie do pracy zespołu zarządzania kryzysowego - trzeba przygotować umowy z kilkoma wybranymi środkami masowego przekazu na ogłoszenie komunikatów Powinny być przygotowane 3 warianty : - gotowy tekst komunikatu, który się tylko wypełnia dopisując szczegóły informacyjne - należy dublować komunikaty np. w programie ogólnopolskim i lokalnym - należy ustalić system powiadamiania i alarmowania sygnałowego (np. syreny) Ponadto należy ustalić : - gdzie przekazywać? - Komu ? - Kto to ma ogłosić ? - Jaka ma być forma komunikatu prośba czy nakaz ? - Co ma być w treści ? – co się stało, czym to grozi, co należy robić, jak się zachowywać, gdzie się udać ( w komunikatach operować znaną nazwą np. ulicy niż stronami świata ), jak długo będzie to trwało – należy dodać, że „wszystko jest pod kontrolą np. zespołu zarządzania kryzysowego – jest to element uspokajający - Trzeba wiedzieć jak szybko ta informacja dotrze do ludzi i do ilu z nich?